ゴルフコンペの幹事になったとき、参加者へ「参加できますか？」とだけ聞いていませんか？
もしそうなら、少し立ち止まってみてください。出欠の返事を集め終えたあと、「そういえばあの人のスコアは？」「誰が誰の車に乗るんだっけ？」と慌てて追加のメッセージを送り、二度手間になった経験をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
何度も個別連絡を繰り返すと幹事さん自身の負担が増えるだけでなく、参加者側も返信が面倒になってしまいます。そこでおすすめなのが、最初の出欠確認のタイミングで、必要な情報をまとめて回収する事前アンケート設計です。今回は、スムーズな組み合わせ作成に欠かせない必須ヒアリング項目と、作業を最小限に抑えるコツをご紹介します。
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出欠確認と同時に集めるべき「4つの必須項目」
手戻りをなくすためには、最初の案内フォームに以下の4項目を組み込んでおきましょう。
1. 直近の「平均スコア（またはハンディキャップ）」
ここで大切なのは、「ベストスコア」ではなく「直近の平均スコア」を聞くことです。「ベスト80台」と聞いて上級者枠に入れたら、実は数年ぶりのラウンドで110を超えてしまい、同伴者に迷惑がかかった……というケースはよくあります。現在の実力値を正確に把握しておくことが、スムーズな進行（プレーファスト）につながる組分けの第一歩です。
2. 当日の「交通手段」（配車希望の有無）
「自家用車で向かうのか」「電車とクラブバスを利用するのか」「同僚の車に同乗したいのか」を事前に把握しておきます。同じ車でゴルフ場へ向かうメンバーは、スタート時間が離れすぎると待ち時間が発生してしまうため、できる限り近い組（または同組）に配置する配慮が求められるからです。
3. 組み合わせの要望（初参加・初心者への配慮）
「ゴルフを始めたばかりなので、親しい先輩と同組が良い」「久しぶりの参加なので気兼ねないメンバーが良い」といった希望を事前に拾い上げておくと、当日の満足度が劇的に上がります。すべてを叶えるのは難しくても、要望欄を用意しておくことで孤立やトラブルを未然に防げます。
4. プレー後の「表彰式・懇親会」の参加可否
「プレーだけ参加して、表彰式には出ずに急ぎで帰宅したい」という参加者がいる場合、最終組に入れてしまうと表彰式の進行が遅れてしまいます。早退予定者を前半の組に配置できるよう、出欠の段階で確認しておきましょう。
手作業の限界を感じたら「専用ツール」で一気に時短
これらの情報をLINEやメールでバラバラに集めると、エクセルへの転記や名簿との突合だけで膨大な時間がかかってしまいます。特に、集めたスコアや配車希望を睨みながら手作業で組み合わせ表を作るのは、幹事さんにとって最も頭を抱える作業です。
そこでおすすめなのが、ゴルフコンペ幹事向けサービス「ラクラクコンペ」の活用です。
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Q&A（よくある質問）
スコアを尋ねると「最近やってないから分からない」と濁す人がいます。どう聞けばいいですか？
正確な数値を無理に求めず、「100前後」「110〜120」「120以上」といった大まかな選択肢を用意して選んでもらうのが効果的です。また、「進行がスムーズになる組み合わせ作りのためですので、おおよその目安で大丈夫です」と目的をひと言添えることで、参加者もプレッシャーを感じずに回答しやすくなります。
参加者全員の「同伴希望」を聞くと、組み合わせがまとまらなくなりそうで不安です。
要望欄を設ける際は、「組み合わせ作成の参考にさせていただきますが、進行バランスの都合上、必ずしもご希望に添えない場合がございます」という注意書きを必ず記載しておきましょう。全員の要望を満たすためではなく、極端に気まずい組み合わせや初心者の孤立といった重大なリスクを事前に避けるための情報収集と位置づけるのがコツです。
車の同乗者同士を必ず同じ組に配置しなければいけませんか？
必ずしも同じ組にする必要はありませんが、スタート時間はできるだけ前後（連続する組）に配置するのがマナーです。スタート時刻が大きく離れてしまうと、先にホールアウトした同乗者がクラブハウスで1時間以上待つことになり、退屈や不満の原因になります。同じ組にしない場合でも、30分以内のスタート枠に収める配慮を心がけましょう。
