会社の行事や取引先をお招きしてのゴルフコンペ。幹事を任されたあなたは、「絶対に失敗できない…！」とプレッシャーを感じているのではないでしょうか？ とくに最初の関門となるのが「案内状」の作成ですよね。上司や大切なお客様に送るものだからこそ、失礼のない文面で、必要な情報をしっかりと伝える必要があります。
そこで今回は、ビジネスシーンで安心して使えるゴルフコンペ案内状の基本と、そのままコピペして使える便利なテンプレートをご紹介します。初めての幹事さんでも大丈夫ですよ！一緒にポイントを押さえていきましょう。
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ビジネス向け案内状、絶対に押さえておきたい3つのポイント
まずは、案内状を作成する上で外せない基本のポイントを3つご紹介しますね。
1. 案内状は「1ヶ月半〜2ヶ月前」には送りましょう 会社役員や取引先の方は、スケジュールがすぐに埋まってしまうことが多いです。直前のご案内は失礼にあたるだけでなく、参加率も下がってしまいます。日程が決まったら、なるべく早く案内状をお送りするのが鉄則です。
2. 「時候の挨拶」と「正しい敬語」で丁寧な印象に ビジネスメールの基本ですが、冒頭には必ず「時候の挨拶」を入れましょう。また、「ご多忙中のこととは存じますが」「万障お繰り合わせの上」といった、ビジネスシーンならではのクッション言葉を上手に使うと、グッと丁寧で洗練された印象になりますよ。
3. 必要な情報は「箇条書き」で見やすく！ 日時や場所、会費などの重要事項は、文章の中に埋め込まずに必ず「箇条書き」にしましょう。パッと見て情報が頭に入るように整理されている案内状は、参加者への最高のおもてなしになります。
【コピペで完了】ビジネス用ゴルフコンペ案内状テンプレート
それでは、取引先や社内の目上の方に送っても安心な、基本のテンプレートをご紹介します。ご自身の状況に合わせて（ ）の部分を変更して使ってくださいね。
【件名】 第〇回 〇〇親睦ゴルフコンペ開催のご案内
【本文】 （取引先 各位 / 〇〇部 皆様）
拝啓 〇〇の候、皆様におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、毎年恒例となっております「第〇回 〇〇ゴルフコンペ」を下記の通り開催する運びとなりました。 日頃お世話になっております皆様との親睦を深め、楽しいひとときを過ごせればと存じます。
ご多忙中のこととは存じますが、万障お繰り合わせの上、ぜひご参加くださいますようお願い申し上げます。 敬具
記
■日時：202X年〇月〇日（〇） 〇時〇分 集合（キャディマスター室前） 〇時〇分 第1組スタート
■場所：〇〇カントリークラブ 住所：〇〇県〇〇市〜 電話番号：000-000-0000 URL：https://〜
■費用：〇〇,〇〇〇円（プレー代、パーティー代、賞品代含む） ※誠に恐縮ですが、当日受付にて現金でお支払いをお願いいたします。
■競技方法：新ペリア方式
誠に恐れ入りますが、組み合わせ等の準備がございますので、【〇月〇日（〇）】までに出欠のご返信を賜りますようお願い申し上げます。 ご不明な点がございましたら、幹事の〇〇までお気軽にお問い合わせください。
皆様のご参加を心よりお待ち申し上げております。
【9月開催】季節の気遣いも忘れずに
もし、コンペの開催時期が9月の場合は、ちょっとした気遣いを添えると「デキる幹事」としてさらに好印象です。
9月はまだ残暑が厳しく、急な天候の変化や台風の心配もある季節ですよね。 そのため、案内状の最後に以下のような一文を添えておくのがおすすめです。
- 残暑への配慮：「当日はまだ暑さが残る時期ですので、熱中症対策を万全になさってご参加くださいませ。」
- 悪天候時の対応：「※雨天決行といたしますが、台風などの荒天が予想される場合は、前日の〇時までに開催の有無をご連絡申し上げます。」
事前にお知らせしておくことで、参加者の方も安心して準備ができますね。
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Q&A（よくある質問）
案内状の送り先が複数いる場合、一斉送信してもマナー違反になりませんか？
取引先など社外の方へ案内状をメールで送る場合、一斉送信（Bcc）はなるべく避け、一人ひとり個別に宛名を変えて送信するのが最も丁寧で確実なマナーです。どうしても人数が多くて一斉送信を使用する場合は、宛先を必ず「Bcc」に設定し、他の方のメールアドレスが見えないように細心の注意を払いましょう。また、本文の宛名は「関係各位」や「お取引先様 各位」とするのが一般的です。
社内の上司と同僚に送る場合、案内状の文面は分けた方が良いですか？
基本的には、同じコンペであれば文面を分ける必要はありません。案内状は「最も目上の方（役職が一番高い方）」に基準を合わせた丁寧な文面で作成し、全員に同じものを送るのが無難です。ただし、同僚や親しい先輩には、案内状を送ったあとに口頭やチャットツールなどで「先ほどコンペの案内を送りました！ぜひ参加してくださいね」と一言フォローを入れると、親しみやすさが出てコミュニケーションも円滑になりますよ。
出欠の返信が期日までに来ない目上の方には、どう催促すればいいですか？
取引先や上司へのお伺いは緊張しますよね。期日を過ぎた場合は「催促」ではなく、「確認」というスタンスで連絡しましょう。「〇〇様にご参加いただけるか、組み合わせの調整上、お伺いできればと存じましてご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、〇日までにお知らせいただけますと幸いです」と、あくまで「自分が準備のために確認したい」というへりくだった形で伝えると、角が立たずスムーズにお伺いできますよ。
