会社のゴルフコンペの幹事に選ばれた皆さん、本当にお疲れ様です！ ゴルフコンペの幹事って、想像以上にやることが多いですよね。会場となるゴルフ場探しから始まり、参加者への案内、出欠確認、組み合わせ（ペアリング）の作成、予算決め、景品の買い出し、そして当日の受付・集金から表彰式の司会進行まで……。
これらをすべて1人で抱え込んでしまうと、せっかくの休日に準備で追われるだけでなく、コンペ当日はバタバタと走り回ることになり、「自分のゴルフが全く楽しめなかった」という悲しい結末になりかねません。
そこでおすすめしたいのが、幹事を「2人体制」にして役割分担をする方法です。 今回は、幹事のストレスを劇的に減らし、スムーズなコンペ運営を実現するための理想的な「2人体制」の作り方をご紹介します！
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なぜ「1人幹事」は失敗しやすいのか？
ゴルフコンペの準備は、大きく分けて「コミュニケーション（人）」の業務と、「お金・物」の業務の2つに分かれます。 出欠の催促をしながら、並行して景品をネットで探し、予算を計算して……と、性質の違うタスクを同時にこなそうとすると、頭の切り替えが追いつかずミスが起こりやすくなります。 また、当日の朝は「遅刻者の対応」と「参加費の集金」が同時に発生するため、1人では物理的に手が足りなくなる瞬間が必ずやってくるのです。
理想的な「2人体制」の役割分担アイディア
幹事を2人体制にする場合、以下のように「進行・連絡担当」と「会計・景品担当」にスパッと分けるのが最も効率的です。
幹事A：進行・連絡担当（メイン）
参加者とのやり取りや、当日の仕切りをメインで行う、いわゆる「コンペの顔」です。
- ゴルフ場の選定と予約
- 案内状の作成・送付
- 出欠の確認と取りまとめ
- 組み合わせ（組み合わせ表）の作成
- 当日の開会式・表彰式の司会進行
幹事B：会計・景品担当（サブ）
裏方としてお金や物の管理をきっちり行う、コンペの「金庫番」です。
- 会費（予算）の設定
- 景品の選定と買い出し
- 当日の朝の受付と集金作業
- 表彰式での景品受け渡しサポート
このように役割を分けることで、「誰が何をやっているか分からない」という状態を防ぎ、お互いの作業に集中することができます。当日の朝も、幹事Aが遅刻者の電話対応をしている間に、幹事Bが受付と集金をどんどん進められるので、スタート時間に遅れる心配もありません。
幹事Aの一番の負担「出欠と組み合わせ」はツールで解決！
2人体制で業務を半分にしたとはいえ、幹事A（進行・連絡担当）にとって最も気が重い作業が残っています。それが「出欠の集計」と「組み合わせ作成」です。
誰が参加するのかエクセルで管理し、役職やスコアのバランスを見ながら手作業でパズルをするのは本当に骨が折れますよね。 そんな時は、ゴルフコンペに特化した無料の自動化ツール「ラクラクコンペ」を活用しましょう！
「ラクラクコンペ」なら、幹事Aは発行された専用URLをLINEやメールで参加者に一斉送信するだけ。参加者がスマホから回答すれば、自動で出欠リストが出来上がります。さらに、面倒な組み合わせもシステムが自動でサポートしてくれるため、幹事Aの負担はほぼゼロになります。
幹事のお仕事は「2人体制の役割分担」と「便利なITツール」の掛け合わせで、驚くほどラクになります。 しっかり準備を整えて、幹事自身も当日のプレーを思いっきり楽しんでくださいね！
Q&A（よくある質問）
上司や同僚に副幹事をお願いする時の上手な頼み方はありますか？
副幹事をお願いする際は、「すべて手伝ってほしい」という曖昧な頼み方ではなく、「景品の買い出しと当日の集金だけお願いできないか？」と、作業範囲を明確にして依頼するのがコツです。相手も何をするべきかが分かれば引き受けやすくなります。また、「〇〇さんはセンスが良いので景品選びをお願いしたい」など、相手の得意分野を理由に挙げると快く引き受けてもらいやすいですよ。コンペの挨拶で協力への感謝を伝える約束をするのも効果的です。
幹事を2人に分けた場合、参加者からの問い合わせ窓口はどちらにすべきですか？
参加者からの問い合わせ窓口は「連絡・進行担当（幹事A）」の1本に絞るのが鉄則です。窓口を2つにしてしまうと、「出欠についてはAさんへ、会費についてはBさんへ」と参加者を混乱させてしまいますし、幹事間での情報共有漏れが発生しやすくなります。まずはメイン幹事がすべての質問を受け付け、お金や景品に関する内容であれば、メイン幹事から会計担当の副幹事に確認して折り返す、というフローにしておくとトラブルなく進行できます。
2人体制でも負担に感じます。さらに人数を増やして3〜4人で幹事をしてはいけませんか？
参加人数が50名を超えるような大規模コンペであれば、3〜4人の実行委員体制にするのもおすすめです。しかし、20〜30名程度の一般的なコンペであれば、幹事が多すぎると「誰かがやってくれるだろう」という心理が働き、逆に連絡漏れや作業の抜けが発生しやすくなります。また、ちょっとした決定事項でもいちいち複数人で相談しなければならず、意思決定のスピードが遅くなってしまいます。責任の所在を明確にし、フットワーク軽く動ける「2人体制」が、最も効率的と言えます。
