みなさん、こんにちは！
ゴルフコンペの幹事の仕事は、当日の表彰式が終わっても終わりではありません。最後に待っている最大の難関、それが「収支報告」です。
「会費を集めたけれど、結局いくら余ったのか分からない」「景品代の領収書を失くしてしまった」……。これでは次回の開催に黄色信号が灯ってしまいます。今回は、経理担当者も納得する、正確で透明性の高い報告書の作り方をご紹介します。
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1. 収支報告書に必ず盛り込むべき「4つの項目」
経理が知りたいのは、「誰からいくら集め、何にいくら使い、残金はどうしたか」の4点です。
- 収入の部： 会費（人数×単価）、会社からの補助金、有志からの協賛金。
- 支出の部： プレー代（一括払いの場合）、景品代、パーティ飲食代、事務手数料（切手代や印刷代）、備品代など。
- 残金の処理： 次回のコンペへ繰り越すのか、親睦会の本会計に戻すのかを明記します。
- 参加者名簿： 「確かにこれだけの人数が参加した」という証拠として、名簿を添付するのがビジネスマナーです。
2. 経理担当者の信頼を勝ち取る「領収書整理術」
「たかが領収書」と侮ってはいけません。ここが最も厳しくチェックされるポイントです。
- 宛名は正しく： 「上様」ではなく、正式な「会社名」や「親睦会名」でもらいましょう。
- 内訳を明確に： 「お品代」ではなく「コンペ景品代（ゴルフボール等）」と具体的に記載してもらうか、レシートを併記します。
- 日付順にA4用紙に貼付： バラバラの領収書を渡すのはNGです。日付順に整理してA4用紙に貼り、右側に「用途（例：ドラコン賞景品）」をメモしておくだけで、経理の処理スピードが格段に上がります。
3. 「予備費」を設定して赤字を防ぐ
コンペ運営には、ドタキャンや当日の急な出費がつきものです。
- 「1人500円」のバッファ（ゆとり）： 予算を組む際、1人あたり500円〜1,000円程度を「予備費（事務局運営費）」として計上しておきます。何もなければそのまま繰越金にすれば良いですし、何かあった時の補填になります。
- 繰越金の使途を明確にする： 余ったお金を飲み代に消すのではなく、「次回コンペの持ち越し」として報告書に載せることで、「計画的な運営」であることをアピールできます。
まとめ
収支報告書は、あなたがどれだけ責任を持ってコンペを運営したかを示す「成績表」でもあります。
数字がピタリと合い、領収書が綺麗に整理された報告書を出せば、経理担当者だけでなく上司からの信頼も厚くなり、次回のコンペ予算もよりスムーズに承認されるはずです。
Q&A（よくある質問）
参加者がドタキャンして、予約していたランチ代だけ発生してしまいました。これはどう処理すればいいですか？
基本的には「本人からキャンセル料として徴収」すべきですが、難しい場合は「予備費」から捻出します。報告書には「当日キャンセルに伴うキャンセル料発生」と正直に記載し、次回からキャンセル規定を設けるなどの改善策を添えると、よりプロフェッショナルな印象を与えます。
会費を現金で集める際、お釣りの準備が大変です。
最近では、事前にPayPayなどのキャッシュレス決済で集める幹事さんも増えています。これなら集計の手間も省け、誰が未納かも一目瞭然です。社内のルールが許すなら、ぜひ検討してみてください。
景品をネットショップで買った場合、領収書はどうすればいいですか？
注文履歴から「領収書発行（PDF）」ができるサイトがほとんどです。それを印刷して添付しましょう。納品書だけでは経理で認められない場合があるため、必ず「領収書」の形式で準備してください。
